T\u00e4ss\u00e4 rekisteriselosteessa kuvataan, miten Vendo Costa SL ja Vendo \u2013ketju k\u00e4sittelev\u00e4t rekister\u00f6ityj\u00e4 henkil\u00f6tietoja. Vendo Costa SL:n omistaa valtakunnallisen Vendo \u2013kiinteist\u00f6nv\u00e4litysketjun. Vendo Costa SL vastaa Vendo -ketjun ohjauksesta.<\/p>\n\n\n\n
T\u00e4ss\u00e4 selosteessa kuvattu koskee ainoastaan Vendo Costa SL:n ja Vendo -ketjun taikka puolestamme toimivien tahojen tietojenk\u00e4sittelyn tapoja. Palvelumme voivat kuitenkin sis\u00e4lt\u00e4\u00e4 linkkej\u00e4 kolmansien osapuolten sivustoihin ja yhteis\u00f6palveluihin, mutta emme voi kontrolloida t\u00e4llaisten kolmansien osapuolten toimista, emmek\u00e4 vastaa n\u00e4iden kolmansien palveluiden yksityisyydensuojak\u00e4yt\u00e4nn\u00f6ist\u00e4 tai sis\u00e4ll\u00f6ist\u00e4. Suosittelemme tutustumaan n\u00e4iden palveluiden yksityisyydensuojaa ja tietosuojaa koskeviin ehtoihin.<\/p>\n\n\n\n
T\u00e4m\u00e4 seloste on tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016\/679\/EU) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja.<\/p>\n\n\n\n
Vendo Costa SL \/ tietosuojavastaava
Calle Jaspe Benalm\u00e1dena
29631 Spain<\/p>\n\n\n\n
Vendo-ketjulla ensisijainen k\u00e4sittelyperuste on sopimus, mukaan lukien sopimuksen valmistelu ja t\u00e4yt\u00e4nt\u00f6\u00f6npano. Sopimusperustetta k\u00e4ytet\u00e4\u00e4n silt\u00e4 osin, kuin ker\u00e4ttyj\u00e4 henkil\u00f6tietoja tarvitaan Vendo Costa SL:n verkkopalveluiden tai Vendo-ketjun palveluiden k\u00e4ytt\u00e4miseksi.<\/p>\n\n\n\n
Vendo-ketju k\u00e4ytt\u00e4\u00e4 k\u00e4sittelyperusteena my\u00f6s asiakkaan suostumusta esimerkiksi Vendon asuntovahdissa.<\/p>\n\n\n\n
Vendo Costa SL:ll\u00e4 on oikeutettu etu k\u00e4sitell\u00e4 asiakastietoja tilanteessa, jossa asiakasrekisteriin merkitty henkil\u00f6 tekee toimeksiannon Vendo-ketjuun kuuluvan toimiston kanssa tai on muuten osallisena t\u00e4llaisessa toimeksiannossa, esimerkiksi kaupan osapuolena, tarjouksen tekij\u00e4n\u00e4, vuokralaisena tai vuokrahakemuksen j\u00e4tt\u00e4j\u00e4n\u00e4. Oikeutettu etu koskee my\u00f6s asiakastietoja tilanteessa, jossa asiakasrekisteriin merkitty henkil\u00f6 k\u00e4ytt\u00e4\u00e4 Vendon-ketjun tarjoamia muita palveluita, esimerkiksi asuntovahtia.<\/p>\n\n\n\n
Vendo Costa SL:n oikeutettuun etuun perustuu my\u00f6s asiakastietojen k\u00e4sittely esimerkiksi petosten tai Vendo-ketjun verkkopalveluiden v\u00e4\u00e4rink\u00e4yt\u00f6sten ehk\u00e4isyss\u00e4 ja selvitt\u00e4misess\u00e4.<\/p>\n\n\n\n
Vendo-ketjun asiakkaat, jotka ovat toimeksiannon osapuolena tai k\u00e4ytt\u00e4v\u00e4t Vendo Costa SL:n tai Vendo-ketjun tarjoamaa palvelua, ovat asiakassuhteessa Vendo Costa SL:n kanssa. Vendo Costa SL:ll\u00e4 on Vendo-ketjun asiakastietojen rekisterinpit\u00e4j\u00e4n\u00e4 p\u00e4\u00e4vastuu asiakastietojen k\u00e4sittelyst\u00e4 niiden ohjelmistojen osalta, joihin Vendo Costa SL velvoittaa ja\/tai ohjeistaa toimistot asiakasrekisterit tallentamaan.<\/p>\n\n\n\n
Yksitt\u00e4isten toimeksiantojen (esimerkiksi asunnon myynti\/vuokraus) ja yksitt\u00e4isten asiakkaiden osalta (esimerkiksi asuntoesittelyss\u00e4 k\u00e4vij\u00e4) Vendon toimistot k\u00e4ytt\u00e4v\u00e4t my\u00f6s muita kuin Vendo Costa SL:n velvoittamia ja\/tai ohjeistamia asiakasrekistereit\u00e4. N\u00e4ihin rekistereihin yritykset tallentavat sek\u00e4 Vendo-ketjun asiakkaiden ett\u00e4 toimiston omien asiakkaiden tietoja.<\/p>\n\n\n\n
Esimerkki toimiston yll\u00e4pit\u00e4m\u00e4st\u00e4 Vendo-ketjun asiakkaiden rekisterist\u00e4: Toimeksiannon ja siihen liittyvien asiakirjojen arkistointi.<\/p>\n\n\n\n
Esimerkki toimiston omien asiakkaiden rekisterist\u00e4: Asiakas ei halua Vendo-ketjun Asuntovahtia, mutta j\u00e4tt\u00e4\u00e4 yhteystietonsa toimistolle, joka ilmoittaa asiakkaalle, kun sopiva asunto l\u00f6ytyy.<\/p>\n\n\n\n
N\u00e4iden muiden asiakasrekistereiden rekisterinpit\u00e4j\u00e4n\u00e4 toimii toimisto itse.<\/p>\n\n\n\n
Vendo Costa SL ja Vendo-ketju k\u00e4sittelev\u00e4t henkil\u00f6- ja asiakastietoja asiakas- tai siihen verrattavissa olevaan suhteeseen perustuvien asiallisten yhteyksien hoitamisessa, hallinnoimisessa, analysoinnissa sek\u00e4 kehitt\u00e4misess\u00e4. N\u00e4ihin lukeutuu asiakasviestint\u00e4 eri muodoissa, my\u00f6s s\u00e4hk\u00f6isesti.<\/p>\n\n\n\n
Henkil\u00f6- ja asiakastietoja voivat k\u00e4sitell\u00e4 my\u00f6s Vendo-ketjuun kuuluvat yritykset sek\u00e4 Vendo Costa SL:n kanssa samaan konserniin tai taloudelliseen yhteenliittym\u00e4\u00e4n kuuluvat yritykset. K\u00e4ytt\u00f6tarkoituksena voi silloin olla markkinointi (my\u00f6s suoramarkkinointi) sek\u00e4 erilaiset markkina- ja mielipidetutkimukset. Markkinointia ja tutkimuksia voidaan toteuttaa my\u00f6s s\u00e4hk\u00f6isesti. Markkinoinnissa voidaan asiakasprofiilissa k\u00e4ytt\u00e4\u00e4 my\u00f6s kolmannelta osapuolelta saatuja rekisterin ulkopuolisia tietoja.<\/p>\n\n\n\n
P\u00e4\u00e4s\u00e4\u00e4nt\u00f6isesti henkil\u00f6tietoja ker\u00e4t\u00e4\u00e4n henkil\u00f6lt\u00e4 itselt\u00e4\u00e4n lomakkeella, suoraan j\u00e4rjestelm\u00e4\u00e4n, s\u00e4hk\u00f6postilla, puhelimella, mobiilisovelluksella tai muulla vastaavalla tavalla.<\/p>\n\n\n\n
Vendo-ketjuun kuuluvien yritysten toiminnan kautta yll\u00e4 mainituin tavoin.<\/p>\n\n\n\n
Ev\u00e4steiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla rekister\u00f6idyn p\u00e4\u00e4telaitteista.<\/p>\n\n\n\n
Vendo Costa SL:n kanssa samaan konserniin tai samaan taloudelliseen yhteyteen kuuluvien yhti\u00f6iden muista rekistereist\u00e4.<\/p>\n\n\n\n
VRK\/V\u00e4est\u00f6tietoj\u00e4rjestelm\u00e4st\u00e4, Postin osoitetietoj\u00e4rjestelm\u00e4st\u00e4 ja muista vastaavista yksityisist\u00e4 ja julkisista rekistereist\u00e4.<\/p>\n\n\n\n
Tietojen ajantasaisuus varmistetaan p\u00e4\u00e4s\u00e4\u00e4nt\u00f6isesti samoilla toimilla, joilla henkil\u00f6tiedot on ker\u00e4tty alun perin. Tietoja voidaan p\u00e4ivitt\u00e4\u00e4 my\u00f6s Vendo Costa SL:n kanssa samaan konserniin tai taloudelliseen yhteyteen kuuluvien yhti\u00f6iden muista rekistereist\u00e4. Tietoja voidaan p\u00e4ivitt\u00e4\u00e4 my\u00f6s henkil\u00f6tietoja koskevia palveluja tarjoavilta yrityksilt\u00e4 ja viranomaisilta.<\/p>\n\n\n\n
Mik\u00e4li asiakas- tai siihen verrattavissa oleva suhde ei ole aktiivinen, mutta asiakastietoja ei ole poistettu, henkil\u00f6tiedot tarkistetaan t\u00e4m\u00e4n suhteen taas aktivoituessa. Lis\u00e4tietoja asiakastietojen poistamisen aikataulusta kohdassa 9. Tietojen s\u00e4ilytt\u00e4misaika.<\/p>\n\n\n\n
Asiakasrekisteri voi sis\u00e4lt\u00e4\u00e4 seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:<\/p>\n\n\n\n
a) Perustiedot:
\u2013 Nimi
\u2013 Henkil\u00f6tunnus
\u2013 Yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, s\u00e4hk\u00f6postiosoite yms.)
\u2013 Kieli
\u2013 Kansalaisuus
\u2013 Yrityst\u00e4 tai vastaavaa edustaessa rekister\u00f6idyn asemaa\/teht\u00e4v\u00e4\u00e4 koskevat tiedot<\/p>\n\n\n\n
b) Toimeksiannon tiedot, kun toimeksianto on tehty Vendon kanssa:
\u2013 Sopimuksen alkamisp\u00e4iv\u00e4 ja voimassaoloaika
\u2013 Toimeksiannon sis\u00e4lt\u00f6 ja ehdot, esimerkiksi sopimukset markkinoinnista, myyntihinta tai vuokra ja sit\u00e4 koskevat lis\u00e4tiedot, v\u00e4lityspalkkio
\u2013 Toimeksiannon kohdetta koskevat tiedot, esimerkiksi omistussuhde, saantotapa ja -p\u00e4iv\u00e4 mahdollinen k\u00e4ytt\u00f6 vakituisena asuntona, mahdollinen k\u00e4ytt\u00f6 yhteisen\u00e4 kotina, mahdollista vuokralaista ja vuokrasuhdetta koskevat tiedot
\u2013 Toimeksiannon hoitamisen aikana tehdyt toimenpiteet, esimerkiksi j\u00e4rjestetyt esittelyt, vastaanotetut tarjoukset tai vuokrahakemukset ja niiden sis\u00e4lt\u00f6 (esimerkiksi tarjouksen tekij\u00e4 ja tarjouksen ehdot tai vuokrahakija ja hakemuksen tiedot).
\u2013 Toimeksiannon loppuun suorittamista (kauppa, vuokraus) koskevat tiedot (esimerkiksi myyjien ja ostajien tai vuokranantajien ja vuokralaisten nimet, yhteystiedot, sopimuksen kohde, kauppahinta tai vuokra, muut sopimuksen ehdot, lopullinen v\u00e4lityspalkkio)<\/p>\n\n\n\n
c) Muut tiedot:
\u2013 Asiakkuuden tai siihen verrattavan suhteen alkamis- ja p\u00e4\u00e4ttymistiedot
\u2013 Vendo-ketjun s\u00e4hk\u00f6isi\u00e4 palveluita koskevat rekisteritiedot, esimerkiksi k\u00e4ytt\u00e4j\u00e4tunnus ja salasana
\u2013 Asiakkaan k\u00e4ytt\u00e4mien p\u00e4\u00e4telaitteiden selaimille l\u00e4hetetyt ev\u00e4steet ja niihin liittyv\u00e4t tiedot sek\u00e4 asiakkaan p\u00e4\u00e4telaitteen l\u00e4hett\u00e4m\u00e4t tekniset tiedot (esimerkiksi selain, selainversio, IP-osoite)
\u2013 Mielenkiinnon kohteet ja muut asiakkaan itse antamat tiedot, esimerkiksi Asuntovahtia varten
\u2013 Palvelujen muut tapahtumatiedot
\u2013 Laskutus- ja perint\u00e4tiedot
\u2013 Reklamaatiot ja palautteet sek\u00e4 niiden k\u00e4sittelytiedot
\u2013 Lupatiedot ja \u2013kiellot, esimerkiksi suoramarkkinointilupa ja \u2013kielto
\u2013 Vuokralaisen luottotiedot ja muut taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn arvioimista varten
\u2013 Asiakkuuteen tai siihen verrattavaan suhteeseen liittyv\u00e4 viestint\u00e4 ja yhteydenpito toimintoineen, mahdolliset puheluiden taltioinnit<\/p>\n\n\n\n
d) Rahanpesulain edellytt\u00e4m\u00e4t tiedot:
- Nimi, syntym\u00e4aika ja henkil\u00f6tunnus
\u2013 Edustajan nimi, syntym\u00e4aika ja henkil\u00f6tunnus
\u2013 Oikeushenkil\u00f6n t\u00e4ydellinen nimi, rekisterinumero, rekister\u00f6imisp\u00e4iv\u00e4 ja rekisteriviranomainen
\u2013 Oikeushenkil\u00f6n hallituksen tai vastaavan p\u00e4\u00e4tt\u00e4v\u00e4n elimen j\u00e4senten t\u00e4ydelliset nimet, syntym\u00e4ajat ja kansalaisuudet
\u2013 Oikeushenkil\u00f6n toimiala
\u2013 Tosiasiallisten edunsaajien nimi, syntym\u00e4aika ja henkil\u00f6tunnus
\u2013 Henkil\u00f6llisyyden todentamisessa k\u00e4ytetyn asiakirjan nimi, asiakirjan numero tai muu tunnistetieto ja my\u00f6nt\u00e4j\u00e4 taikka kopio asiakirjasta tai jos asiakas on et\u00e4tunnistettu, tiedot todentamisessa k\u00e4ytetyst\u00e4 menettelyst\u00e4 tai l\u00e4hteist\u00e4
\u2013 Tiedot asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, taloudellisesta asemasta, perusteet liiketoimen tai palvelun k\u00e4yt\u00f6lle ja tiedot varojen alkuper\u00e4st\u00e4 sek\u00e4 muut Rahanpesulain 4 \u00a7:n 1 momentissa tarkoitetut Asiakkaan tuntemiseksi hankitut tarpeelliset tiedot
\u2013 Rahanpesulain 4 \u00a7 3. mom. mukaiset varojen alkuper\u00e4n selvitt\u00e4miseen liittyv\u00e4t tiedot, ja 13 \u00a7:n mukaiset poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkil\u00f6\u00f6n liittyv\u00e4n tehostetun tuntemisvelvollisuuden t\u00e4ytt\u00e4miseksi hankitut v\u00e4ltt\u00e4m\u00e4tt\u00f6m\u00e4t tiedot
\u2013 Ulkomaalaisen asiakkaan, jolla ei ole suomalaista henkil\u00f6tunnusta, osalta tieto asiakkaan kansalaisuudesta ja matkustusasiakirjan tiedot
Edell\u00e4 mainittujen tietojen muutostiedot<\/p>\n\n\n\n
Kiinteist\u00f6nv\u00e4litysliikkeit\u00e4 koskeva lains\u00e4\u00e4d\u00e4nt\u00f6, ml. laki kiinteist\u00f6nv\u00e4litysliikkeist\u00e4 ja vuokrahuoneiston v\u00e4litysliikkeist\u00e4 (1075\/2000) ja laki kiinteist\u00f6jen ja vuokrahuoneistojen v\u00e4lityksest\u00e4 (1074\/2000) ja niihin perustuva toimeksiantojen hoitaminen sek\u00e4 asiakkaan omien hakujen selvitt\u00e4minen edellytt\u00e4v\u00e4t kohdassa 7. Asiakasrekisterin tietosis\u00e4lt\u00f6 mainittujen tietojen tallentamista, k\u00e4ytt\u00e4mist\u00e4 ja s\u00e4ilytt\u00e4mist\u00e4. V\u00e4litysliikkeen tulee mm. pit\u00e4\u00e4 toimeksiantop\u00e4iv\u00e4kirjaa, johon kuhunkin toimeksiantoon liittyv\u00e4t henkil\u00f6-, kohde- ja tapahtumatiedot asiakirjoineen tallennetaan<\/p>\n\n\n\n
Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen est\u00e4misest\u00e4 (444\/2017) 3 luvun 3 \u00a7:n mukaisesti asiakkaan tuntemistietoja ja muita lain mukaisia henkil\u00f6tietoja tallennetaan, s\u00e4ilytet\u00e4\u00e4n ja voidaan k\u00e4ytt\u00e4\u00e4 rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen est\u00e4miseen, paljastamiseen ja selvitt\u00e4miseen sek\u00e4 rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshy\u00f6ty on saatu, tutkintaan saattamista varten. Asiakkaan tuntemistietoja tai muita henkil\u00f6tietoja, jotka on hankittu ainoastaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen est\u00e4miseksi ja paljastamiseksi, ei k\u00e4ytet\u00e4 tarkoitukseen, joka on yhteen sopimaton n\u00e4iden tarkoitusten kanssa.<\/p>\n\n\n\n
Toimeksiantojen tietoja, asiakirjoja sek\u00e4 niihin liittyvi\u00e4 henkil\u00f6tietoja s\u00e4ilytet\u00e4\u00e4n p\u00e4\u00e4s\u00e4\u00e4nt\u00f6isesti kymmenen (10) vuotta toimeksiannon p\u00e4\u00e4ttymisest\u00e4 toimeksiantoon liittyvien, lains\u00e4\u00e4d\u00e4nt\u00f6\u00f6n ja hyv\u00e4\u00e4n v\u00e4litystapaan perustuvien velvoite- ja vastuukysymysten vuoksi.<\/p>\n\n\n\n
Rahanpesulain mukaisia tietoja s\u00e4ilytet\u00e4\u00e4n viisi (5) vuotta, jollei kyseisten tietojen edelleen s\u00e4ilytt\u00e4minen ole tarpeen rikostutkinnan, vireill\u00e4 olevan oikeudenk\u00e4ynnin taikka rekisterinpit\u00e4j\u00e4n tai sen palveluksessa olevan oikeuksien turvaamiseksi. Tietojen ja asiakirjojen edelleen s\u00e4ilytt\u00e4misen tarpeellisuus tutkitaan t\u00e4ll\u00f6in viimeist\u00e4\u00e4n kolmen (3) vuoden kuluttua edellisest\u00e4 s\u00e4ilytt\u00e4misen tarpeellisuuden tarkistamisesta (Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen est\u00e4misest\u00e4, 444\/2017, 4 \u00a7).<\/p>\n\n\n\n
Muut henkil\u00f6tiedot poistetaan sen j\u00e4lkeen, kun henkil\u00f6tiedon s\u00e4ilytt\u00e4miselle ei en\u00e4\u00e4 ole tarvetta. Mik\u00e4li henkil\u00f6tietojen ker\u00e4\u00e4minen ja s\u00e4ilytt\u00e4minen on perustunut ainoastaan Asiakkaan suostumukseen, poistetaan henkil\u00f6tiedot t\u00e4m\u00e4n pyynn\u00f6st\u00e4.<\/p>\n\n\n\n
Vendo Costa SL:n ty\u00f6ntekij\u00f6iden lis\u00e4ksi asiakastietoja voivat k\u00e4sitell\u00e4 Vendon ty\u00f6ntekij\u00e4t voimassa olevan tietosuojalains\u00e4\u00e4d\u00e4nn\u00f6n mukaisesti. Henkil\u00f6tietojen k\u00e4sittely voidaan osittain ulkoistaa kolmannelle osapuolelle, jolloin sopimusj\u00e4rjestelyin taataan, ett\u00e4 henkil\u00f6tietoja k\u00e4sitell\u00e4\u00e4n voimassa olevan tietosuojalains\u00e4\u00e4d\u00e4nn\u00f6n mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.<\/p>\n\n\n\n
Rekisterinpit\u00e4j\u00e4 voi luovuttaa henkil\u00f6tietoja voimassaolevan lains\u00e4\u00e4d\u00e4nn\u00f6n sallimisissa ja velvoittavissa rajoissa, sek\u00e4 osapuolten v\u00e4lisen sopimuksen toteuttamiseksi tai asiallisen yhteyden t\u00e4yttyess\u00e4. Henkil\u00f6tietoja voidaan luovuttaa siten esimerkiksi aluehallintovirastolle ja muille viranomaisille, kaupanteon yhteydess\u00e4 kaupan osapuolten pankeille ja toimeksiannon eri vaiheissa mm. is\u00e4nn\u00f6itsij\u00e4lle ja maanmittauslaitokselle.<\/p>\n\n\n\n
Tietoja saatetaan siirt\u00e4\u00e4 tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lain sallimin tavoin, mik\u00e4li tiedot siirret\u00e4\u00e4n maahan, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riitt\u00e4v\u00e4, tai sopimusj\u00e4rjestelyin voidaan taata tietosuojan riitt\u00e4v\u00e4 taso. EU:n ulkopuolelle pyrit\u00e4\u00e4n luovuttamana mahdollisimman v\u00e4h\u00e4n tietoja tai tietoja, jotka ovat muutenkin julkisia, esimerkiksi asuntoilmoituksessa Internet-sivustolla n\u00e4kyv\u00e4t tiedot. Esimerkiksi asuntoa voidaan markkinoida Facebookissa tai vastaavissa palveluissa. Asiakas voi saada suoramarkkinointia erillisen s\u00e4hk\u00f6postiohjelmiston (esimerkiksi CRM) kautta ja t\u00e4m\u00e4 ohjelmisto voi sijaita EU:n ulkopuolella. Siirto EU:n ulkopuolelle voi v\u00e4liaikaisesti tapahtua my\u00f6s erilaisten pilvipalvelujen k\u00e4ytt\u00e4misen yhteydess\u00e4, kuten esim. OneDriven, iCloudin tai Dropboxin yhteydess\u00e4.<\/p>\n\n\n\n
Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellytt\u00e4miss\u00e4 tapauksissa.<\/p>\n\n\n\n